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Flávio Ítavo ensina a melhor maneira de colocar um orçamento em prática

Ele dá a receita do bolo: um planejamento bem trabalhado, responsabilidades delegadas e acompanhamento assíduo não podem faltar para que os objetivos de um orçamento sejam alcançados.

Flávio Ítavo, especialista em turnaround, já falou anteriormente sobre com construir um orçamento (clique aqui) e, agora, ensina a colocar o planejamento em prática para atingir os objetivos traçados. Ele lembra: “todo orçamento é um plano e deve ser bem concebido para que seja mais fácil de executar. É importante ter mecanismos de “feed back” e acompanhamento bem colocados, antes de forçar a implantação de qualquer plano”.

Ele dá o passo a passo para tirar o orçamento do papel e não ter tantas surpresas durante o processo:

1. Cada objetivo principal deve ter um “dono”, para que alguém se ocupe das tarefas que levarão até ele. Ele dá exemplo: “se o objetivo é atingir 10% de crescimento na base de clientes, cada um dos responsáveis pela área comercial tem que ter um objetivo parcial e eles, somados, tem que dar exatamente o número desejado”. Segundo Flávio, os “pratos” têm que ser muito bem equilibrados: “algumas manobras, como extrapolar os números individuais levando a um resultado superior ao seu objetivo para evitar perdas, podem levar a um efeito colchão e à acomodação do time” 2. Estabeleça uma linha de acompanhamento tão frequente quanto possível, mas que não tome tempo de trabalho a ponto de atrapalhar os resultados. “Eu costumo ter reuniões diárias com aqueles líderes que possuem objetivos que podem ser acompanhados diariamente. Os outros devem ser acompanhados à medida em que se possui KPIs (key performance indicators) que possam ser acompanhados”, explica o especialista. 3. Coloque pressão na medida certa. Flávio enfatiza a importância de cobrar conforme a capacidade de retorno de uma área ou time: “todos aqueles que não estão cumprindo seu objetivo devem ter sua frequência de feedbacks aumentados até que apresentem resultados compatíveis ao planejado. Se isto significar uma reunião e uma chamada no final do dia, todos os dias, assim será. O importante é que cada encarregado de objetivo tenha o acompanhamento e a pressão dosada de acordo com a entrega”. 4. Delegue tudo o que for possível, mas lembre-se que delegar não é esquecer ou abandonar. “Todos os que receberam responsabilidades devem estar devidamente preparados para exercer a função, caso contrário, a culpa pela não execução será sua e não dele”, lembra ele. 5. Trace planos de recuperação dos objetivos que não estão sendo atingidos, com o mesmo direcionamento usado para fazer o orçamento inicial. Flávio é taxativo: “não é porque um plano não está surtindo o efeito necessário que devemos abandonar o bom senso ou nossa capacidade de projetar adequadamente”.

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Flávio Ítavo | flavioitavo.com.br | flavio_itavo@uol.com.br

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Especialista explica como construir um orçamento que leve ao sucesso de um negócio

Flávio Ítavo tem um mantra, que repete incansavelmente a seus clientes: uma empresa sem planejamento não tem futuro “para chamar de seu”. E a melhor forma de colocar um planejamento em prática é tendo um orçamento bem definido e alinhado com a estratégia.

Para o especialista, com mais de 30 anos de atuação em turnaround, o orçamento é o ponto chave que faz uma empresa executar seus planos e efetivamente alcançar o sucesso. “Insisto tanto que me considero um chato nesse assunto, mas não tem outro jeito, uma empresa sem planejamento não tem futuro para chamar de seu, e uma empresa sem controle orçamentário até pode ter o plano, mas dificilmente conseguirá tirá-lo do papel”, explica ele. Para ele, todo planejamento, desde o mais teórico até o mais básico, deve resultar, mais cedo ou mais tarde, em um pedaço de papel chamado orçamento. E ele enfatiza: “o primeiro grande passo é saber construir um planejamento e a sequência imediata é transpor para um orçamento”. Para isso, ele dá algumas dicas: 1. O “normal” é construir um orçamento otimista e ir ajustando, conforme o planejador vai encontrando “falhas”. Ele recomenta que se faça o contrário e se parta do “Pior Zero Imaginável” e, a partir daí, construa premissas e cenários. Veja um passo a passo:
    1. Se está vendendo, atualmente, $100 e o cenário de futuro não é claro, considere que o ano pode ser ruim e que vai vender 95.
    2. Faça projeções que incluam tudo o que pode dar de errado neste cenário para encontrar o “Pior Zero Imaginável”. Esse será seu ponto de partida.
    3. Construa então o cenário mais realista e abra, para ele, detalhes operacionais.
    4. Finalmente, construa um cenário muito otimista, sobre o qual você não trabalhará com muitos detalhes, mas fará os cálculos de capital de giro necessário para crescimentos otimistas, no caso de ter que dar respostas muito rápidas para as decisões de vendas adicionais, por exemplo.
2. Não se limite à peça contábil Lucros e Perdas. É imperativo que sua empresa faça o planejamento orçamento do fluxo de caixa e que não sejam duas peças separadas, mas um balanço completo com as contas a receber, contas a pagar e os estoques, o famoso capital de giro. 3. Nunca use dados históricos para projetar despesas, elas devem ser projetadas em detalhe. Detalhe significa que eu não quero saber se vamos gastar R$ 20.000,00 com manutenção de carros durante o ano. Eu quero saber quanto vai custar trocar os pneus da Kombi velha que temos no Recife. Ao somar todos os detalhes, podemos nos dar conta de que não vale a pena manter a Kombi velha do Recife, então teremos que somar no caixa o valor para a troca do veículo e aumentar a depreciação de veículos. 4. Finalmente, vivemos no Brasil, que possui altíssima carga tributária. Por algum motivo que também desconheço, todo mundo projeta com atenção os impostos relacionados ao faturamento, mas quase ninguém projeta os efeitos sobre os impostos federais, principalmente o imposto de renda. Acontece que ele existe e tem que ser pago. Gostaria de ter um real para cada vez que vi no fluxo de caixa do final do ano, a variação nos pagamentos, onde os impostos são os geradores das diferenças, pelo simples fato de não terem sido projetados adequadamente.  

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Flávio Ítavo | flavioitavo.com.br | flavio_itavo@uol.com.br

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